现代公司制度被认为是一种最佳的企业组织形式，制度与每个企业的成败息息相关，制度与每个人的利益得失密不可分，可以说制度决定企业的高度和跨度。
企业管理文件作为制度的载体和外在表现形式，作为企业管理执行的依据，其重要性也就不言而喻了。企业管理文件制定得科学与否，必将影响到制度的效果和执行的力度，这里所说的科学是指可操作性、可读性、务实性、精细化、具体性等等。其科学性注定了企业管理文件在制定时具有一定的原则与要求、规律与技巧。
追寻深圳家具研究开发院在短时期内成长为中国第一的秘诀，这与研发院一直致力于制度的建设与完善密不可分，《企业管理文件制定的原则与要求》是研发院长期积累的结晶。
制度是船，管理文件是帆，它引导着航船抵达理想的彼岸。
1 基本原则与要求
1.1 以解决问题、达到目的为目标
制度存在的意义和目标在于能解决问题、达到决策层的某一既定目的。因此，严禁文牍主义、形式主义。
1.2 降低管理文件全周期成本
管理文件周期由立项、策划、设计、起草、评审、签发、执行、修订、废止、善后等一系列环节组成。管理文件制定时须考虑其全周期成本。应特别注意以下几点：
1. 简单有效。如管理文件的制定是为了解决问题，则要分析问题的根源、根本，以最简单的招式解决最复杂的问题，且要实现标本兼治；
2. 在全周期中要避免管理文件造成各部门、各员工间的内耗；
3. 将以前已付出代价的经验、教训等要列出，以免“重交学费”；同时，行之有效的提醒，包括作业程序、步骤、注意事项、常犯错误、质量控制关键点、意外和紧急情况下的应急预案等，按其必要性，也要明细详尽地加以介绍；
4. 注意：单位、组织的名声、品牌、影响力、美誉度、满意度等无形资产也是成本的重要组成部分。
1.3 注意管理制度的合理导向
在管理实践中，员工在遵照执行管理文件的同时，常会发生趋利避害的现象。因此，在制订管理文件时，须注意此现象并有意识地因势利导之。
1.4 以人（执行对象）为本
为方便执行对象主动接受、阅读、理解，使管理文件得以遵照执行，在管理文件的制定上，要符合以下要求：
1. 利于认可和主动接受。管理文件中辅以目的说明、错误危害说明、正确受益说明、正确示例、错误示例等内容，对员工晓之以理、动之以情，使其从明是非、辨善恶、晓利害，到主动接受、认可管理文件，使其认为管理文件不是负担而是利器；
2. 便于阅读和理解。从谋篇布局、遣词造句、标点符号使用等都要考虑到员工的阅读理解能力。必要时，须尽可能地多使用图、表、示例等，以达到上述目的；
3. 尽量细化。在具体操作的步骤、程序、方法等方面要尽可能详细，使员工能按部就班执行，不得只有原则、轮廓、大概而没有细节；
4. 一事一文。一个管理文件只规范某一方面的要求，不得一文多事，避免单个管理文件涉及面广、规矩多、篇幅长。
1.5 大法服从小法
1. 对外，要求规章制度不违反现行法律法规。管理文件是在完全尊重国家、企业现行的法律、规章制度等前提下制定的；换言之，管理文件要在国家法律、公司法律框架内制定。
2. 对内，要求专门性管理文件不违反基本性、纲领性管理文件。即，专门性管理文件(如公文格式、电子文件名命名规范、计算机辅助设计规范等)要在基本性、纲领性管理文件框架内制定。
1.6 其它原则、要求与注意事项
1. 管理文件实施期限的长期性；
2. 管理文件实施涉及面的全面性；
3. 管理文件体系的系统性；
4. 管理文件系统的可行性；
5. 内容、格式的规范化和严谨性；
6. 管理文件的效用取决于执行是否全面、及时，奖罚是否兑现等。
2 管理文件体系的细化、延续和扩展
一般情况下，上级管理文件、基本性管理文件、纲领性管理文件不可能也不必要面面俱到、细致入微。所以，延续、补充、注释、细化上述管理文件也是完善管理文件体系的一个重要内容。
3 可行性方面的原则与要求
3.1 不存在大部分员工、一般员工无法做到的高标准
相关管理文件仅仅是职场必备的基本素质、职业素养、公民素质的基本底线，不存在智商、能力、经验等方面的高门槛、高标准。
3.2 职、权、利明确
明文界定相关人员的责任、义务、权利、权益、得利，界定工作验收的标准(质、量、时间)和成本(人、财、物等有形成本和品牌、影响力、美誉度、满意度等无形资产)。做到：
1. 责任与义务：职责分明、责任到人，不会有“踢皮球”现象；
2. 权利：在掌握“到位”与“越位”、“当请示”与“不必请示”内容、程度等方面明细详尽；
3. 工作评判标准：在成本、总体进度、阶段性任务、验收标准等方面明细详尽；
4. 权益与得利：在付出回报、合理得利、激励机制等方面明细详尽。
3.3 功过分明
要做到：
1. 功、过可溯。功，可追溯到贡献人；过，可查到责任人。无‘糊涂帐”现象；
2. 体现“好汉做事好汉当”，避免文件设计不合理而出现争功诿过、争名夺利或“一人过错、众人挨板”的现象；
3. 合理设计鼓励创新、鼓励尝试、鼓励科学冒险的制度，避免出现“多做多错、少做少错、不做不错”现象。
3.4 要配套有相关的奖惩措施保证制度的实施
没有奖惩措施的管理文件体系是无法收到理想效果的。在文件的设计和制定上，要做到奖罚分明、赏罚有度：
1. 赏罚界定明确、有据可依。何情当赏、何情当罚，须明细详尽；
2. 功当受奖，过当获惩。赏罚须兑现。否则干好干坏一个样，导致团队没有上进心、没有战斗力、没有执行力；
3. 赏罚兼备。忌只罚无赏或只赏无罚；
4. 因果对等。大功大赏，小过小罚。忌无功受赏、无过受罚；大功小赏、大过小罚；小功大赏、小过大罚；
5. 赏罚有用。赏须起到激励作用，罚须起到惩戒作用；忌赏罚不痛不痒；
6. 赏罚有度。赏须可及，忌成画饼而放弃努力；罚须可承，忌因无力承担而无法兑现或导致破罐破摔；
7. 赏罚告知。以起到有则改之，无则加勉的效果。
4 内容、格式的规范化和严谨性方面的原则与要求
目前，深圳家具研究开发院现行管理文件体系由如下三类管理文件组成：
1. 说明书类。如：
◇ 组织、团队组织架构说明书类；
◇ 部门(团队)职能说明书类；
◇ 员工职位说明书类；等等。
2. 规范类。如：
◇ 电子文件名称命名规范；
◇ 电子光盘标识标注规范；
◇ 校对符号及其用法；
◇ 学术论文型公文格式；
◇ 计算机辅助设计规范；
◇ 错误判定标准；等等。
3. 规程类。如：
◇ 会刊设计、印制专项作业操作规程等；
◇ 论坛、讲座专项作业操作规程；等等。
4.1 规范化和严谨性方面的基本原则与要求
1. 各现行管理文件间没有矛盾、遗漏、重复之处；
2. 结构完整、层次清晰、条理分明；
3. 逻辑严密、行文严谨，没有歧义、没有明显漏洞可钻；
4. 格式规范；
5. 已明确规定、处理好现行文件和废止文件的关系；
6. 已明确规定、处理好与其它现行文件的关系。
4.2 说明书类管理文件在规范化和严谨性方面的原则与要求
须特别注意内容的全面、详尽。要做到当事人所有的疑问、争议等在文中均有据可查。
4.3 规程类管理文件在规范化和严谨性方面的原则与要求
须特别注意：
1. 信息表述上要达到“白居易诗文的无门槛性”要求。要考虑到受众的文化程度、理解接受能力等方面的因素，做到新手一看就懂，一学就会，按部就班执行就能完成既定任务、达到既定目标。换言之，对执行者在理解、执行上须无经验等方面的要求；
2. 新手、老兵的无差异性。规范类或规程类管理文件要做到：按文件要求执行，在成本、效率、质量、业绩等方面，新手、老兵应基本上无差异。
这就要求管理文件要体现积淀。即要将以往同类作业中的经验、教训，包括作业程序、步骤、注意事项、常犯错误、质量控制关键点、意外和紧急情况下的应急预案等，按其必要性，明细详尽地加以介绍。
